لكي يتم التعامل مع أي شخص والنظر إلى إمكانية ضمه في موسوعة نخبة العرب ونشر سيرته في مكتبات الوطن العربي ومكتبة جامعة الدول العربية يجب استكمال المتطلبات الأولية التالية.
المتطلبات الأولية:
تعبئة الاستمارة المتوفرة على موقع المؤسسة.
إرفاق السيرة الذاتية.
إرفاق ما يدعم السيرة الذاتية من وثائق ومستندات.
أما إجراءات التعامل مع المرشحين بشكل تفصيلي فهي تسير وفق قانون المؤسسة وتخضع لعدد من الخطوات والإجراءات التي تؤطر مواصفات نخبة العرب وتجعل من سيرهم مرآة صادقة تعكس الصفوة المتميزة وتضمن سلامة المعلومات ومصداقيتها وفقاً للخطوات المختصرة التالية:
الاجراءات التقويمية للمرشحين:
يتقدم من يعتقد أن لديه كفاءة تؤهله لهذا المقام التاريخي الرفيع بما يثبت أنه في مصاف الصفوة والنخبة العربية المتميزة. ويجوز أن يتم ترشيحه من قبل شخص آخر أو جهة رسمية في القطاع الذي يعمل فيه. كما يجوز للمؤسسة إذا حصلت على معلومات تشير إلى كفاءة معينة أن تطلب منها ترشيح نفسها.
يشترط إرسال السيرة الذاتية الرسمية والمفصلة للمرشح فهي التعبير الأولي عن ما ذكر في الفقرة -1 أعلاه.
يبين المتقدم في ثنايا سيرته موضوع أو موضوعات متميزة يعتقد أنها ساهمت في بناء وتطور أجيال هذا العصر في العالم العربي أو غيره من بلدان العالم.
يرفق المتقدم مع سيرته الذاتية ومع الاستمارة المعدة لطلب الترشيح كافة الأوراق التي تدعم سيرته الذاتية وأعماله المتميزة بما في ذلك الشهادات والدروع والوثائق والبحوث وخطابات الشكر والتقدير وغير ذلك.
تستلم المؤسسة هذه المعلومات وتقوم بتوثيق الطلب واشعار المتقدم بوصول أوراقه وبمدى اكتمالها من عدمه.
تقوم لجنة داخلية في المؤسسة بتصنيف موضوعات المتقدمين وتقويمها تقويماً مبدئياً وإذا إجتازت المعايير الداخلية للمؤسسة تقوم المؤسسة بإعداد خطاب رسمي للمتقدم تهنئه وتشعره بأنه مرشح ليكون ضمن موسوعة نخبة العرب للعام القادم، وإذا لم يجتاز التقويم الأولي أشعر بذلك وبأسباب عدم اجتيازه ودعوته للتقدم مرة أخرى عندما يصبح مؤهلاً لذلك.
تقوم المؤسسة بإرسال السير الذاتية والأعمال المقدمة من المرشح إلى محكمين مستقلين من خارج المؤسسة. فإذا اجتاز المرشح هذا التحكيم المستقل من خارج المؤسسة يتم تهنئة المتقدم وإبلاغه رسميا بأنه أصبح أحد أفراد الصفوة والنخبة العربية رسمياً لهذا العام.
تقوم المؤسسة بتوثيق سيرة مختصرة ضمن استمارة محددة ترسل للمرشح للموافقة عليها ومراجعتها والتصديق على صحتها.
تقوم المؤسسة بتوثيق معلومات المرشحين وتدقيقها ونشرها في موسوعة نخبة العرب لتكون ضمن المكتبة العربية في 23 مكتبة عامة في دول العالم العربي – موسوعة واحدة لكل دولة عربية وتهدى نسخة واحدة لجامعة الدول العربية.
يبلغ المرشحون عندما تصبح هذه الموسوعة متاحة في المكتبات العربية .
